1. Definisi Laporan
Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan
ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang
ada diantara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang
satu kepada pihak yang lainnya.
2. Ciri-ciri Laporan
- Menarik dan enak
untuk di baca orang lain
- Dilengkapi dengan
data – data yang lengkap
- Menggunakan bahasa
baku
3. Macam-Macam Laporan, menurut bentuknya :
- laporan berbentuk formulir
- laporan berbentuk surat
- laporan berbentuk memorandum (memo)
- laporan berbentuk naskah
- laporan berbentuk buku
4. Syarat-syarat sebuah laporan
a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam
pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami
dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja
didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan
adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan
kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang
membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan
kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur
kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung
dan tidak mengerti.
c. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua
sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan
prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain
masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang
timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan
menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung
dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan
kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk
menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan
yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai
terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti
terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut
diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi
akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus.
Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat
dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus
ada follow up nya.
e. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam
arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan
keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling
bertentangan satu sama lain.
f. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa
dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Harus ada proses timbal balik
Categories:
